>> RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

 TERMES DE RÉFÉRENCE POUR LE RECRUTEMENT POUR LE POSTE DE RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

I-Contexte et Justification

Le Projet de Développement de l’Agriculture Commerciale en Guinée (PDACG) s’inscrit dans le cadre de l’exécution du Programme Accéléré de Sécurité Alimentaire et Nutritionnelle et de Développement Agricole Durable 2016-2020 (PASANDAD) qui est l’une des stratégies du Gouvernement de la Guinée pour la mise en œuvre du volet relatif à l’Agriculture contenu dans son Plan National de Développement Economique et Social (PNDES), élaboré et en exécution pour la période de 2016-2020. Le projet vise également à contribuer à l’accélération de la mise en œuvre du Plan National d’Investissement Agricole, de Sécurité Alimentaire et Nutritionnelle (PNIASAN-2018-2025) soutenu par l’Union Africaine (UA) et la Communauté Economique des États de l’Afrique de l’Ouest (CEDEAO).

L’approche du projet est fondée sur la transformation du secteur agroalimentaire en un secteur agricole commercial compétitif susceptible d’attirer des investissements privés pour développer en Guinée des chaînes de valeur agricoles en vue d’approvisionner les marchés à croissance rapide et créer des emplois et des opportunités économiques. Les principes d’intervention du projet sont essentiellement de : (i) tirer parti des infrastructures de transport existantes le long des corridors Boké-Kamsar et Kindia-Conakry, (ii) concentrer le soutien initial du projet sur les chaînes de valeur à fort potentiel (fonio, fruits, viande rouge et volaille, noix de cajou) et (iii) répondre, grâce à une flexibilité, aux opportunités d’affaires pouvant contribuer à l’atteinte de l’objectif de développement du projet.

Le PDACG sera financé par l’Association Internationale pour le Développement (IDA) pour un montant de cent (100) millions de dollars US et pour une durée d’exécution de cinq (5) ans. Le projet comporte les cinq (5) principales composantes résumées ci-après :

Composante n°1 : Amélioration de l’accès aux marchés dans les zones ciblées

Cette composante financera les infrastructures publiques afin d’améliorer la connectivité et la logistique entre les producteurs et les marchés dans les corridors prioritaires. Seront financés : (i) les travaux de réhabilitation de pistes rurales prioritaires, (ii) l’achèvement des travaux de construction de l’abattoir de Conakry et la construction d’abattoirs à Boké, Kamsar et Kindia, (iii) les travaux et fourniture de matériels et équipements nécessaires pour la mise en place de plateformes logistiques mixtes (groupage/stockage, marché de gros, plateforme industrielle) et les études préparatoires pour (i)  les travaux de construction de marchés de gros, de centres de transit et de vente,  et (ii) l’aménagement d’un quai dédié aux exportations agricoles sur le port de Kamsar.

• Composante n°2 : Soutien à l’investissement privé

L’objectif est de favoriser l’investissement privé dans l’agriculture commerciale et de stimuler le développement de chaînes de valeur. La composante financera, pour les investisseurs et exploitants potentiels sélectionnés compétitivement, des services de consultants nécessaires au développement de leurs affaires. La composante financera entre autres la facilitation de partenariats d’affaires entre les investisseurs potentiels et les producteurs, l’examen des propositions de partenariat d’affaires de potentiels investisseurs, l’identification de mesures spécifiques pour renforcer les impacts de ces propositions sur l’inclusion et le développement, la formation et l’assistance technique adaptées aux besoins des investisseurs, et la préparation de plans de développement fondés sur l’agriculture. La composante financera donc la formation, l’assistance technique et le soutien aux coûts d’investissement des sous-projets qui auront été sélectionnés.

• Composante n°3 : Etablissement d’un environnement propice à l’agriculture commerciale

Elle vise à renforcer : (i) les capacités des institutions clés pour faciliter les investissements privés et l’émergence de chaînes de valeur agricoles efficaces, (ii) la coordination le long des chaînes de valeur ciblées et (iii) la qualité et les systèmes de gestion sanitaire et phytosanitaire. La composante apportera des appuis à l’Agence de Promotion des Investissements Privé (APIP), à l’Agence Guinéenne de Promotion des Exportations (AGUIPEX) et SNPCA La composante financera la mise en place d’ un système de contrôle qualité des produits agricoles et alimentaires, via la réhabilitation de laboratoires, la définition d’ une stratégie nationale qualité et la préparation d’ une loi-cadre.

•  Composante n°4 : Intervention d’urgence

Cette composante constitue un fonds d’urgence qui peut être débloqué en cas de catastrophes naturelles donnant lieu à une situation d’état d’urgence officiel, ou à une demande du Gouvernement. La composante financera les dépenses d’intervention rapide afin de répondre aux besoins d’urgence.

• Composante n°5 : Coordination et gestion du projet

La composante financera la création d’une Unité de Coordination et Exécution du Projet (UCEP) pleinement opérationnelle au sein du Ministère de l’Agriculture. Elle couvrira les coûts du personnel, de fonctionnement, de supervision et d’audit du projet. Elle financera également les activités de renforcement de capacités et une Assistance Technique à la mise en œuvre du projet.

Le Projet sera mis en œuvre par le Ministère de l’Agriculture à travers une Unité de Coordination et d’Exécution du Projet (UCEP) qui sera mise en place. L’UCEP travaillera sous l’orientation stratégique d’un Comité Interministériel de Pilotage du Projet (CIP) de haut niveau et, sur le plan opérationnel, sous la supervision d’un Comité de Coordination Technique du Projet (CCTP) qui sera présidé par le Secrétariat Général du Ministère de l’Agriculture. Plusieurs partenaires institutionnels et agences d’exécution participeront également à la mise en œuvre du projet : il s’agira de Ministères, des Agences publiques et des ONG.

L’Unité de Coordination et d’Exécution du Projet (UCEP) sera chargée de la gestion quotidienne de la mise en œuvre technique des activités, de la passation des marchés et la gestion financière, du suivi et évaluation, y compris les aspects de décaissement au titre du Projet. L’UCEP sera responsable de la coordination générale de la mise en œuvre du projet.

Les présents termes de référence sont élaborés pour le poste de Responsable Administratif et Financier.

II-Missions et tâches

Placé sous l’autorité du coordonnateur du projet, le Responsable Administratif et Financier est chargé des tâches administratives et financières suivantes du Projet, en conformité avec l’Accord de Financement, et les Directives du Manuel de procédures.

1. Administration générale et supervision

-      Administrer le patrimoine immobilisé du Projet ;

-      Coordonner et contrôler l’exécution des tâches administratives ;

-      Gérer la logistique du Projet (véhicules, carburant, bâtiments, sécurité, mobilier et matériel, réseau informatique…) ;

-      Organiser tous les appuis pratiques, techniques et financiers des séminaires, ateliers, missions et voyages ;

-      Assurer la supervision du système d’information comptable et financière du Projet ;

-      Coordonner et superviser les tâches administratives, financières et comptables des Antennes régionales et des comptables du projet ;

-      Rédiger les documents et actes administratifs ;

2. Gestion des ressources humaines

-      Établir les contrats de travail du personnel du Projet en conformité avec l'Accord de Financement et la législation nationale ;

-      Définir de façon participative la politique de formation du personnel ;

-      Administrer le personnel (ruptures de contrat, absences et paie).

3. Gestion financière

-      Organiser et superviser toutes les opérations d’approvisionnement de l’UCEP (achats de biens et services, fournitures et autres consommables) ;

-      Assurer la préparation et la gestion administrative et financière des contrats ;

-      Gérer les accords de crédits et les conventions ;

-      Veiller et participer à l’élaboration du PTBA ;

-      Procéder à la planification financière périodique des activités du Projet

-      Superviser la préparation dans les délais prévus et suivant les formats requis des états financiers annuels et intérimaires ;

-  Gérer les comptes bancaires du Projet : mobilisation, suivi, rapprochements et réapprovisionnement ;

-      Concevoir et mettre en place des tableaux de bord mensuels en vue de faciliter la prise de décision par la Coordination ;

-      Interagir avec les responsables de composantes pour rapprocher de manière périodique les indicateurs techniques et financiers ;

-      Interagir avec les partenaires du secteur privé finançant/gérant les investissements du projet ;

-      Organiser les modalités de paiement des activités des partenaires d’exécution et des partenaires institutionnels.

4. Comptabilité

-      Organiser le travail du service comptable de l’UCEP ;

-      Superviser la comptabilité et la paie ;

-      Collecter et traiter les données comptables de l’UCEP ;

-      Assurer la vérification et le contrôle des opérations comptables et financières ;

-      Contrôler et valider les états de rapprochements bancaires mensuels du Projet ;

-      Centraliser les justificatifs de toute dépense du projet (UCEP, Antenne, partenaires, …).

5. Contrôle

-  Coordination des travaux administratifs, financiers et comptables de l’ensemble du projet, y compris des Antennes régionales (encadrement/suivi des comptables) ;

-      Maîtrise des principes et méthodes comptables (comptabilité générale et analytique, et comptabilité matière selon les normes en vigueur), ainsi que de l’application des procédures administratives et fiscales en vigueur ;

-    Veiller à l’application des dispositions du manuel de procédures administrative, comptable et financière du Projet ;

-   Veiller au classement et d’archivage des pièces comptables ;

- Assurer une stricte séparation des attributions fonctionnelles suivantes : autorisation des opérations, enregistrement des opérations et garde des actifs ;

-      Veiller à la qualité des pièces justificatives.

6. Planification des activités et Budget

-      Elaboration et suivi de l’exécution du budget en liaison avec l’équipe d’encadrement et les partenaires associés à la mise en œuvre ;

-      Elaboration et gestion du plan de trésorerie.

7. Flux des fonds

-   Signature conjointe avec le Coordonnateur du projet tous les engagements financiers ;

-  Superviser l’établissement des demandes de décaissement auprès de la Banque mondiale et procéder au suivi des paiements (suivi de la reconstitution des fonds de roulement, y compris leur justification à travers les Demandes de Retrait de Fonds (DRF)) ;

-  Coordination, contrôle et suivi des décaissements en faveur des différents partenaires, sur la base des conventions et protocoles établis (partenaires d´exécution, partenaires institutionnels, divers prestataires et bénéficiaires) ;

-  Suivi de la mobilisation de la contrepartie nationale et de celles des Bénéficiaires du projet,

8. Reporting financier

-      Rendre compte au coordonnateur du Projet de la situation administrative, comptable et financière du Projet ;

-    Assurer l’établissement des Rapports financiers trimestriels et les rapports périodiques de requis pour le projet ;

-     Assurer l’élaboration des états financiers annuels du Projet, conformément aux normes comptables admises et aux règles de présentation de la Banque mondiale.

 

9. Audit

-    Coordonner et faciliter les missions d’audits interne et externe ;

-    Interagir avec l'Auditeur Interne ;

-  Responsabilité du recrutement des auditeurs externes et de l'élaboration du rapport annuel d'audit et de la vérification indépendante des indicateurs de décaissements dans les délais ;

-   Préparation et organisation de l'audit externe annuel et de la revue à mi-parcours ;

-   Organisation du suivi de la mise en œuvre des recommandations formulées à l'issue des audits annuels. 

10.  Autres

-  Il exécute toute tâche ou mission liée à la gestion administrative et financière assignée par le Coordonnateur du Projet.

III-Les qualifications et expériences requises ; 

Le Responsable Administratif et Financier doit disposer des qualifications et expériences suivantes :

-        Diplôme d’Etudes Supérieures en comptabilité, gestion, audit/ contrôle de gestion finances, (minimum BAC + 5) ou tous autres diplômes équivalents,

-        Une expérience professionnelle minimum de (5) années d’expérience générale à (i) un poste en comptabilité, gestion, audit/ contrôle de gestion dont au moins trois (3) années d’expérience à un poste de Responsable Administratif et Financier dans un projet IDA ou autres bailleurs de référence (Union Européenne, BAD, BID, FIDA, AFD, USAID, etc.) ou de Spécialiste en gestion financière ou (ii) cinq années d’expérience pertinente en cabinet d’audit externe ;

-        Avoir une bonne connaissance des procédures et mécanismes de gestion de projets financés par des institutions financières multilatérales telles que la Banque mondiale et la BAD, etc.

-        Avoir une maîtrise de l’outils informatique, notamment une aptitude à travailler entre autres sur Excel, Word, PowerPoint, logiciels de gestion, etc. ;

-        Avoir une maîtrise de l’utilisation de logiciel comptable et financière ; une Bonne connaissance des progiciels comptables type TOMPRO constituera un atout ;

-        Avoir une maîtrise du Français.

IV- Méthode de sélection

Un consultant sera sélectionné suivant la méthode de sélection des Consultant individuels en accord avec les procédures définies aux paragraphes 7.32 à 7.38 du Règlement de Passation des Marchés de la Banque mondiale pour les Emprunteurs sollicitant le Financement d’un Projet d’Investissement (FPI) de juillet 2016, révisé en novembre 2017 et août 2018.

Les personnes intéressées peuvent obtenir des informations supplémentaires à l’adresse e-mail suivante : infopdacg@intellactgn.com  (ici, un autre mail typique à celui-ci) ou par Tel : 628 75 75 75/669 75 75 75